Cod de conduita

involtor Consult SRL, Reg CUI 46274683

Acest Cod of Conduita urmeaza liniile directoare si recomandarile cadru emise de Programul Natiunilor Unite pentru Dezvoltare (UNDP) din Octombrie 2016

Principiul 1: onestitate, integritate și fair-play

involtor Consutl SRL și personalul său se angajează pe deplin față de principiul onestității, integrității și fair-play-ului în furnizarea de servicii și bunuri pentru public. Tot personalul trebuie să se asigure că operațiunile comerciale, aplicațiile pentru servicii, achizițiile sau recrutarea personalului, sunt tratate într-un mod deschis, echitabil și imparțial. Acest Cod de conduită stabilește standardul de bază de conduită așteptat de la întregul personal și politica involtor Consult SRL cu privire la aspecte precum acceptarea avantajelor și conflictul de interese ale personalului în legătură cu îndatoririle lor oficiale. Acest Cod se aplică și personalului temporar și cu fracțiune de normă angajat de involtor Consult SRL precum si subcontractorilor angajati prin contract de involtor Consult SRL

Principiul 2: Șanse egale pentru toți angajații

involtor Consult SRL este un angajator cu șanse egale de angajare. Oportunitățile de angajare sunt disponibile indiferent de rasă, culoare, sex, religie, origine națională, vârstă, dizabilitate sau alt statut protejat legal. Acest principiu se aplică tuturor aspectelor relației de muncă, inclusiv recrutarea, angajarea, formarea, repartizarea, promovarea, transferul, reziliere și administrarea salariilor

Discriminare sau hartuire sexuala:

involtor Consult SRL nu este implicată si nu accepta sub nicio formă de discriminare sau hărțuire sexuală de la niciun angajat sau partener, prestator de servicii, tert cu care are de aface. Împotriva posibilității discriminării și hărțuirii, involtor Consult SRL promovează includerea femeilor în munca, in afaceri și în folosirea echipamentelor, implicarea tinerilor femei sau barbate și oferirea lor de muncă fara discriminare, activeaza pentru reducerea inegalităților sociale, promovează integrarea persoanelor cu dizabilități.

Principiul 3: Practici de siguranță și sănătate

involtor Consult SRL se angajează să creeze un loc de muncă fără răniri și fără boli, care este operat într-un mediu ecologic în conformitate cu toate legile și reglementările relevante si care protejează siguranța lucrătorilor și a mediul înconjurător. Angajații trebuie să efectueze munca într-un mod sigur

Principiul 4: Antitrust și concurență

Politica involtor Consult SRL va interzice orice practici anticoncurențiale care ar putea avea efect în limitarea, restrângerea sau denaturarea concurenței, precum și orice practici de concurență neloială. În consecință, angajații noștri nu pot fi de acord (formal sau informal) cu concurenții pentru a fxa prețuri sau orice alte condiții de tranzacție; pentru a limita sau controla serviciile, comercializarea, dezvoltare tehnică sau investițiile; pentru a manipula sau diviza piețele sau sursele de aprovizionare si pe partenerii furnizori; să participe cu oferte false la licitații sau in orice alte forme de ofertare concurenta; a limita sau restrângerea accesul la piață și libertatea concurenței pentru alte întreprinderi; să aplice condiţii inegale pentru performanță echivalentă partenerilor comerciali, creând astfel un dezavantaj în concurență; a condiționa semnarea de către parteneri a contractelor de acceptare pentru obligații suplimentare care, prin natura lor sau potrivit pentru uz comercial, nu au nicio legătură cu obiectul unor astfel de contracte.

Angajaților noștri le este interzis să efectueze orice act de concurență neloială manifestat prin: deturnare clientilor unei societati prin folosirea relatiilor stabilite cu acesti clienti in cadrul functiei detinute anterior la respectiva companie, concedierea sau atragerea de angajați ai unei companii în scopul înființării unei companii concurente, la captarea clienților acelei companii sau angajarea de angajați ai unei companii pentru a-i dezorganiza munca. In același timp, angajații noștri nu trebuie să întreprindă acțiuni care dăunează intereselor legitime ale consumatorilor sau altor operațiuni cu încălcarea legii concurenței

Principiul 5: Guvernanța și combaterea corupției

involtor Consult SRL are toleranță zero față de corupție. Nimeni dintre angajați nu trebuie să ofere în mod direct ceva de valoare sau indirect către oficialii guvernamentali și partenerii de afaceri pentru a-și asigura un avantaj necuvenit. Involtor Consult SRL interzice plată, oferte de plată precum și orice lucru de valoare direct sau indirect cu scopul de a influența pentru obținerea unui avantaj personal sau de afaceri necuvenit.

Terții vor fi contractați numai pentru îndeplinirea sarcinilor care ajută interesele comerciale prevăzute: costurile care trebuie plătite sa fie rezonabile; toate aranjamentele sunt clar documentate; aranjamentele sunt în conformitate cu politicile companiei

Principiul 6: Raportarea financiară

Toate tranzacțiile involtor Consult SRL trebuie să fie înregistrate în mod corespunzător, astfel încât să permită pregătirea de situații financiare clare în conformitatea cu principiile contabile nationale si general acceptate. Nu se pot face înregistrări false sau înșelătoare în documente și înregistrările involtor Consult SRL si din niciun motiv, niciun angajat nu se poate implica într-un aranjament care să rezulte într-un act interzis.

Niciun fond sau activ al Companiei nedezvăluit sau neînregistrat nu poate fi înființat în niciun scop. Nicio plată în numele Companiei (inclusiv cele în numerar) nu se poate face fără documente justificative adecvate sau făcută cu intenția sau înțelegerea că orice parte a unei astfel de plăți va fi utilizată în alt scop decât conform documentelor care susțin plata.

Din când în când, involtor Consult SRL poate publica sau informa cu privire la politicile privind raportarea financiară, dezvăluirea și conformitatea pentru a consolida așteptările de raportare financiară transparenta din prezentul Cod. Toți angajații de la orice nivel sunt așteptați să implementeze și sa respecte cu strictețe aceste politici

Principiul 7: Acorduri restrictive cu terți

involtor Consult SRL nu acceptă activitățile care urmăresc să obțină un avantaj competitiv nedrept. Niciun individ nu poate să se angajeze în nicio activitate care încalcă orice acord restrictiv valabil încheiat de acea persoană în beneficiul a unei terțe părți și nicio persoană nu poate, direct sau indirect, să utilizeze sau să dezvăluie informații confidențiale sau comerciale sau secretele unei terțe părți pe care persoana le-a obținut în timp ce era angajată sau asociată cu o astfel de terță parte

Principiul 8: Contracte și servicii guvernamentale

involtor Consult SRL se angajează să respecte toate legile și reglementările aplicabile referitoare la afacerile Guvernului (achizitii publice) contracte și servicii și să se asigure că rapoartele, certificările și declarațiile sale către oficialii guvernamentali sunt exacte și complete și că orice abateri de la cerințele contractului sunt aprobate în mod corespunzător

Principiul 9: Acceptarea avantajelor

Politica involtor Consult SRL este să interzică întregului personal să solicite sau să accepte orice avantaj de la orice persoană având relații de afaceri cu involtor Consult SRL (de exemplu, clienți, furnizori, antreprenori). Angajații care doresc să accepte orice avantaj de la astfel de persoane ar trebui să solicite sfatul și permisiunea ofițerului de etică responsabil.

Orice cadouri oferite voluntar personalului în calitatea lor oficială sunt considerate cadouri pentru involtor Consult SRL și nu trebuie acceptate fără permisiune. În mod implicit, personalul ar trebui să refuze oferta dacă acceptarea ar putea fi perceputa contrar interesului companiei sau al societății sau conduc la plângeri de părtinire sau necorespundere.

Pentru cadourile prezentate personalului în calitate oficială și cu valoare nominală mică (sub 100 ROL), al căror refuz ar putea fi privit ca nesociabil sau nepoliticos, pot fi acceptate în mod excepțional. În alte circumstanțe, personalul trebuie sa solicite consimțământul clar (adică în scris) și imediat (în termen de 5 zile de la ofertă) din partea ofițerului de etică pentru a accepta cadourile. Ofițerul de etică trebuie să păstreze înregistrări adecvate ale cererilor și permisiunilor. Fiecare permisiune va indica numele solicitantului; prilejul ofertei; natura și valoarea estimată a cadoului și dacă permisiunea a fost acordata solicitantului să rețină cadoul sau au fost date alte instrucțiuni pentru a dispune de cadou. Permisiunile trebuie să fie semnate și datate atât de către ofițerul de etică, cât și de către solicitant

Principiul 10: Conflictul de interese

O situație de conflict de interese apare atunci când „interesele private” ale personalului concurează sau intră în conflict cu interesele involtor Consult SRL. „Interese private” înseamnă atât interesele financiare, cât și cele personale ale angajatului sau cele asociate acestuia cum ar fi prieteni, conexiuni, inclusiv: membri ai familiei și alți afiliați apropiați; prieteni personali; cluburile şi societăţile de care angajatul apartine; și orice persoană căreia îi datorează o favoare sau fata de care sunt obligați în vreun fel.

Personalul ar trebui să evite să folosească funcția oficială sau orice informație pusă la dispoziție în exercitarea atribuțiilor lui sau pentru a beneficia el înșuși, sau afiliații lui sau orice alte persoane cu care angajatul are legături personale sau sociale. Personalul ar trebui sa evitațe să se pună într-o poziție care poate duce la un conflict de interese real sau perceput cu involtor Consult SRL.

Neevitarea sau nedeclararea oricărui conflict de interese poate da naștere la critici de favoritism, abuz de autoritate sau chiar acuzații de corupție.

În special, personalul implicat în procesul de achiziție ar trebui să declare un conflict de interese aparut, dacă are beneficii, interese pentru orice persona sau companie care este luată în considerare pentru selecție ca furnizor de bunuri sau servicii al lui involtor Consult SRL.

Atunci când este chemat să se ocupe de chestiuni ale lui involtor Consult SRL pentru care există un conflict de interese real sau perceput, membrul personalului (angajatul) trebuie să facă o declarație în scris către ofițerul de etică. Apoi ar trebui să se abțină de la tranzacția în cauză sau sa urmeaze instrucțiunile ofițerului de etică care poate reatribui sarcina altor persoane.

Principiul 11: Folosirea greșită a poziției oficiale

Personalul care își folosește abuziv funcția oficială pentru câștiguri personale sau pentru a-și favoriza rudele sau prietenii este pasibil de sancțiune disciplinară, acţiune civila sau chiar urmărire penală. Exemplele de utilizare abuzivă care includ un membru al personalului involtor Consult SRL in calitatea de responsabil cu selecția furnizorilor, acorda favoruri nejustificate sau scurgere de informații companiei rudei sale (ca si exemplu, sau prieten, cunostiinta) cu scopul de a oferi un avantaj necuvenit sunt oferite in subsolul acestui Cod de conduita

Principiul 12: Manipularea informațiilor clasificate sau deținute

Personalul nu are voie să dezvăluie nimănui nicio informație clasificată sau exclusivă fără autorizație. Personalul care are acces la aceste informații sau deține controlul asupra acestora ar trebui să ofere în orice moment garanții morale adecvate pentru a preveni abuzul sau folosirea neadecvata a informatiilor. Exemplele de utilizare abuzivă includ dezvăluirea de informații în schimbul unor recompense monetare sau utilizarea acestor informatii in interes personal. De asemenea, trebuie remarcat faptul că dezvăluirea neautorizată a oricăror date cu caracter personal poate duce la o încălcare a legislației aplicabile privind confidențialitatea.

Principiul 13: Proprietatea Companiei

Personalul care are acces la orice proprietate a involtor Consult SRL trebuie să se asigure că aceasta este utilizată în mod corespunzător în scopul desfășurarii activității Societății involtor Consult SRL. Deturnarea proprietății pentru uz personal sau revânzare este strict interzisă

Principiul 14: Angajarea în afara locului de muncă

Angajații care doresc să se angajeze în afara involtor Consult SRL, inclusiv cei cu normă parțială, trebuie să solicite în scris (data și semnatura) permisiunea și îndrumarea ofițerului de etică înainte de a accepta postul. Aprobarea nu se va acorda dacă munca din exterior este considerată a fi în conflict cu interesul și valorile corporației

Principiul 15: Respectarea Codului

Este responsabilitatea personală a fiecărui membru al personalului să înțeleagă și să respecte acest Cod de conduita listat aici. Fiecare membrul al personalului semnează o declarație de principiu în acest scop. Ofițerul de etică sau alt angajat imputernicit va păstra declarațiile de principiu ale fiecarui angajat.

Angajații cu rang superior trebuie să se asigure că subordonații lor înțeleg și respectă standardele și cerințele prevăzute în acest Cod. Orice îndoieli de interpretare sau probleme întâmpinate, precum și orice sugestii de îmbunătățire, trebuie adresate responsabilului de etică pentru examinare și sfaturi. Orice membru al personalului care încalcă orice prevedere a Codului va fi supus măsurilor disciplinare. În cazurile suspectate de corupție sau alte infracțiuni penale, se va face un raport autorităților competente

Principiul 16: Sancțiuni

involtor Consult SRL poate lua măsuri de remediere prompte și adecvate ca răspuns la încălcările Codului. Orice angajat care se implica într-o conduită interzisă de Cod, așa cum este determinat de ofițerul de etică, va fi supus acţiunilor disciplinare şi sancţiunilor în conformitate cu legislaţia muncii.

Odată depusă o plângere, ofițerul de etică o va analiza inițial și se va întâlni cu solicitantului să înțeleagă faptele care constituie problema. După o etapă de stabilire a faptelor, o întâlnire de investigație ar putea fi efectuata cu salariatul suspectat de încălcare, pentru a constata în continuare faptele și a primi observații.

Decizia finala trebuie emisă în scris (data și semnată), indicând un rezumat al faptelor, cu referire la încălcarea specifică și motivațiile. Ofiterul de etica poate formula si aduce la cunostiinta angajatului, in functie de caz, o sanctiune.

Sancțiunea poate fi sub forma:

• Avertizare;
• Scrisoare de mustrare privată sau publică;
• Transfer la alte sarcini sau unitate;
• Suspendarea din atribuții;
• Încetarea sau eliminarea.

În fiecare caz de încălcare, angajatului i se va retine din salariu o sumă conform legii, care va fi retinuta printr-o deducere directă din cea a urmatorului salariu al angajatului.

Principiul 17: Raportarea

Angajații au responsabilitatea de a raporta prompt orice încălcare a Codului de conduita al involtor Consult SRL scop pentru care a instituit un mecanism adecvat - adică pe websit-ul firmei www.involtor.ro este camp de comunicare, doleante, sugestii, formular contact, numere telefon, adrese e-mailuri la dispozitie - pentru a permite angajaților să adreseze comunicările către ofițerul de etică la cel mai înalt grad de încredere și confidențialitate.

In cazul raportarii incalcarilor Codului angajații nu vor primi represalii si nu vor fi sancționați disciplinar în niciun fel. Represalii împotriva oricărui angajat pentru raportarea încălcărilor politicii sau pentru mărturie, asistență sau participare în orice mod la inspecții / anchete sunt strict interzise. Orice angajat care crede că a fost supus sau a asistat la represaliile trebuie să raporteze imediat ofițerului de etică presupusele represalii.

Principiul 18: Ofițerul de etică

Ofițerul de etică este numit din cadrul involtor Consult SRL fiind o persona de incredere care raspunde la numerele de telefon afisate pe website-ul involtor.ro si care își va îndeplini atribuțiile cu cel mai mare tact, confidențialitate, respect, corectitudine și competență.

Ofițerul de etică se va ocupa de problemele de zi cu zi, de conformitate, inclusiv:

• Primirea, revizuirea, investigarea și rezolvarea preocupărilor și rapoartelor privind aspectele descrise în prezentul Cod;
• Interpretarea și furnizarea de îndrumări cu privire la semnificația și aplicarea acestui Cod; și
• Raportarea periodică și pe măsură ce apar probleme către personalul superior al involtor Consult SRL cu privire la implementarea și eficacitatea acestui Cod și a altor chestiuni de conformitate și recomandarea oricăror actualizări sau modificări ale acestuia

Definitii si exemple

1. Definiția Avantajului și exemple de interdicții.

„Avantaj” înseamnă:

• orice cadou, împrumut, comision, recompensă sau comision constând din bani sau din orice alta valoare sau din alte proprietăți sau interes în proprietatea de orice fel;
• orice plată, eliberare, descărcare sau lichidare a oricărui împrumut, obligație sau altă răspundere, integral sau parțial;
• orice alt serviciu sau favor, inclusiv protecție împotriva oricărei penalități suferite sau reținute sau de la orice acțiuni sau proceduri cu caracter disciplinar, civil sau penal, fie că au fost sau nu deja instituite;
• exercitarea sau toleranța față de exercitarea oricărui drept sau a oricărei puteri sau îndatoriri; și
• orice ofertă, angajament sau promisiune, condiționată sau necondiționată, de orice avantaj în oricare sens referitor la paragrafele precedente de mai sus.

Fiecare angajat se obliga să:

• Nu solicite, accepte, ofera, promite sau plăteste mită nici direct, nici prin intermediul unei terțe părți.
• Nu acceptațe transport, cheltuieli de călătorie sau cazare pentru călătorii care nu sunt legate de afaceri.
• Nu ofere și sa nu accepte donații pentru petreceri, inclusiv petreceri de plecare.
• Nu solicitațe și nu accepte avantaje personale care nu sunt disponibile pentru toți angajații sau pentru publicul larg.
• Nu ofere și nu accepte avantaje sau rambursări personale care sunt rezultatul achizițiilor companiei.
• Nu ofere sau sa accepte mese sau divertisment excesive sau nepotrivite. În general, o sumă excesivă ar fi o sumă pe care în mod normal nu ai cheltui pentru tine.

Exemple de modalități de a dispune de cadouri prezentate unui membru al personalului în calitatea sa oficială:

• Dacă cadoul este de natură perisabilă (de exemplu, mâncare sau băutură), acesta va fi împărțit între colegii de birou sau în timpul unei activități organizata de involtor Consult SRL
• Dacă cadoul este un articol util, acesta poate fi trimis unei organizații caritabile
• Dacă cadoul este de interes istoric sau de alt interes, acesta poate fi trimis la o bibliotecă sau la un muzeu.
• Dacă cadoul este potrivit pentru expunere (de exemplu, un tablou, o vază etc.), acesta poate fi păstrat pentru a fi expus în birourile involtor Consult SRL
• Dacă cadoul este un articol personal de valoare mică (sub 100 ROL), acesta poate fi reținut de către primitor.

Exemple de situații de conflict de interese:

• Un membru al personalului involtor Consult SRL are un interes financiar într-o companie care este luată în considerare pentru selecție ca furnizor / prestator / colaborator pentru a oferi bunuri si servicii companiei involtor Consult SRL
• Un membru al personalului involtor Consult SRL acceptă cadouri in termenii de mai sus sau mai grav - frecvente - de la furnizorii sau contractorii companiei involtor Consult SRL.